Ситуация:

Компания занимается производством и продажей детской мебели. Компания имеет большой штат сотрудников, пользуется услугами аутсорсинга для бухгалтерского обслуживания и применяет общий режим налогообложения. Организация стабильно развивается, регулярно выплачивает заработную плату работникам, исчисляет и платит налоги согласно законодательству.

Однажды в ходе камеральной проверки сотрудники налоговой службы обнаружили несоответствие данных бухгалтерского учета и налоговой отчетности по НДС. Оказалось, что некоторые счета-фактуры были учтены дважды, причем суммы налога были неправильно указаны, а в некоторых случаях имели расхождения в датах выставления документов. Налоговая служба сочла подобные нарушения существенными, предположила умышленное занижение базы по НДС и начала процедуру наложения санкций.

Руководство компании встревожилось, так как сумма возможного штрафа составила значительную сумму, угрожающую финансовым показателям предприятия. После выяснения деталей выяснилось следующее:

– Некоторое количество счетов-фактур отражалось одновременно в разных книгах покупок и продаж, создавая двойное отражение одного документа.
– Другие документы содержали неправильные сведения о сумме налога, вызывая арифметическое нарушение.
– Часть накладных была неверно оформлена из-за отсутствия обязательных реквизитов, предусмотренных НК РФ.

Все это создало угрозу крупных штрафов и блокировки расчетного счета компании.

Причины сложившейся ситуации:

– Внутренняя организация учета в компании осуществлялась хаотично, отсутствовала единая автоматизированная система ведения учета.
– Ответственность за формирование и регистрацию документов распределялась среди различных специалистов, что привело к дублированию и несоответствиям.
– Руководители компании недостаточно контролировали качество оформления первичных документов, полагаясь на профессионализм внешних исполнителей.

Предложение решения

Для исправления выявленной ситуации руководству компании необходимо предпринять следующие шаги:

1. Пересмотр внутренней организации учета
Необходимо внедрить автоматизацию процессов бухгалтерского учета, централизовав процедуры регистрации документов и установив единый регламент формирования отчетности. Желательно привлечь профессиональных IT-консультантов для внедрения подходящей программы автоматизации.

2. Тщательная ревизия существующей документации
Важно провести полную инвентаризацию всех имеющихся первичных документов, сверяя данные по книгам покупок и продаж, выпискам банка и иным регистрам учета. Все обнаруженные расхождения и ошибки необходимо исправить и зарегистрировать в установленном порядке.

3. Обучение сотрудников и повышение квалификации
Следует организовать обучение персонала компании принципам правильного составления и обработки документов. Необходимо также привлекать внештатных специалистов с соответствующим уровнем квалификации для поддержки внутреннего отдела бухгалтерии.

4. Согласование позиции с налоговой службой
Рекомендуется направить официальное письмо в налоговую инспекцию с изложением найденных нарушений и описанием предпринятых мер по устранению недостатков. Можно приложить копии исправленных документов и скорректированных записей учета, подтвердив добросовестность компании.

5. Принятие предупредительных мер на будущее
Организация должна разработать внутренние инструкции и регламенты, строго определяющие последовательность процедур регистрации документов и обязанность согласования внутренних подразделений при формировании отчетности.